Last spurt: Hogyan lehet gyorsan kezelni a munkaügyeket

alexander savina

A hét végére (és az év végéig is) az egyetlen vágyunk, hogy gyorsan kezeljük a munkát, és végül elkezdjük pihenni. Számos könyv és kézikönyv áll rendelkezésre az időgazdálkodásról - hogy megtalálja, hogy mi megfelel az Ön számára, nem nehéz. Azok számára, akik még nem állnak készen arra, hogy komolyan behatoljanak a kérdésbe, néhány tippet és trükköt gyűjtöttünk össze, amelyek segítenek abban, hogy gyorsabban megbirkózzanak a munkakörülményekkel, és produktívabbak legyenek.

 

Ne keressen több feladatot

Az egyszerű tanácsok, amelyeket néhányan követnek: annak érdekében, hogy gyorsan és jól megbirkózzanak a feladattal, jobb, ha egyedül végezzük el, és ha lehetséges, távolítsuk el az összes zavarást. Nem mindenki egyszerre képes ugyanolyan jól összpontosítani, különösen, ha mindegyikük merülést és figyelmet igényel - ennek következtében a munka minősége szenved.

Munka csevegőszobák, azonnali üzenetküldő, e-mail - mindez nagyon zavaró. Gondoljunk bele, hogyan lehet megszabadulni a zavaró tényezőktől - például nem válaszolhat azonnal, amint egy új üzenetről értesítést kap, feljegyzi a munka során felmerülő harmadik fél feladatait, hogy később megoldja őket, vagy csoportosítson hasonló feladatokat, és fordítson időt a nap folyamán, hogy megoldja a problémát őket. Az utóbbiak kevesebb figyelmet szentelnek - nincs szükség arra, hogy az egyik típusú feladattól a másikra újraépüljön. Ezt az elvet követve a fegyelem és a komoly kitartás szükséges - de az eredmény nem tart sokáig.

Tervezze meg munkanapját

A teendők egy egyszerű technika, amely sokkal könnyebbé teszi a munkát: megbecsülheti a feladatok tényleges mennyiségét, és realisztikus határidőket szabhat meg a teljesítéshez. Nem számít, mennyire szeretne hinni az ellenkezőjében, de minden feladatnak különböző mértékű jelentősége van - így a munka megtervezésekor prioritásokat kell meghatározni. Fontolja meg, hogy melyik napszak a legtermékenyebb, és próbálja meg megoldani a legfontosabb és nehéz feladatokat. Például sokan hozzászoknak arra, hogy a napot munkahelyük ellenőrzésével kezdjék, de ez nem mindig a legjobb megoldás - ha reggelente a legaktívabb, mielőtt elfáradna és elveszítené a figyelmet, jobb, ha ez az idő a legnehezebb vagy kreatívabb, koncentrációt igénylő feladatokra hagyja.

Az ülések gyakran megszakítanak egy napot - például, ha néhány órával a munkanap kezdetét követően tartják, amelyeknek nincs ideje legalább egy feladat elvégzésére. Ha időt tervezel, gondolj arra, hogy van-e ideje, hogy valamit csinálj az ülések előtt és után, vagy köztük - talán könnyebb elhalasztani a találkozót reggel? Ezenkívül a munka kiszámíthatatlan, és bármikor előre nem látott feladatokat láthat. Ezért jobb, ha a napra vonatkozó terv nem túl sűrű volt, és elég idő állt a meglepetésre - 5-6 óra folyamatos munkára számít.

Állítsa be a határidőket - és húzza meg őket

Az egyik oka annak, hogy miért nem tudjuk gyorsabban megbirkózni a feladattal - a világos határidő hiánya: a munka gyakran az összes erre kijelölt időt vesz igénybe. A nehéz feladatokra vonatkozó határidők különösen fontosak: nagyon gyakran rövidítjük és dolgozunk ki egy nehéz feladatra, mert számunkra rendkívül nagynak tűnik - egy világos határidő segít megérteni.

Először is próbálja meg csökkenteni a munkát egy olyan feladatnál, amelyre több órát tölt, fél órára - talán maga nem fogja észrevenni, hogyan kell megbirkózni mindennel a szokásosnál gyorsabban. Igaz, itt érdemes vigyázni - állítsd be magad reális határidők (ne próbáld meg a napi munkát két órán belül elvégezni), és ne hozd magadnak, ha nem tudod kezelni a feladatot a megadott időn belül: nem dolgozol állandó stresszben és pánik nélkül.

Töltsön kevesebb időt a fontos feladatokkal.

Nem minden munkafeladat egyformán fontos - ezért nem érdemes ugyanazon időt tölteni rájuk. Simon Reynolds, egy üzleti mentor, tanácsolja, hogy tíz percet vagy még kevesebbet hagyjon a kis feladatokra: a leggyakrabban nem igényel tökéletes teljesítményt, így adhat nekik fontosabb feladatokat. Reynolds szerint naponta akár 90 percet is megtakaríthatunk - a legfontosabb, hogy a feladatok idejét naponta többször szándékosan csökkentse. Ezen túlmenően az egyik legjobb módja annak, hogy a munkanap kezdetén a ritmust be tudjuk adni, hogy egy kicsi legyen (ez fontos!) És nem a legnehezebb feladat. Ez hasonlít a reggeli edzéshez: jobban érezni fogja magát, és képes lesz más dolgokat tenni.

Egy másik hasznos technika - próbáld meg csak egy percig dönteni. Gyakran sok időt töltünk arra, hogy gondolkodjunk róla, de a döntések nem mindig jobbak. Ha észreveszed, hogy gyakran ismeri a helyes döntést, de időt vesz igénybe, próbáljon meg 60 másodperces határidőt beállítani.

Válasszon ki egy megfelelő időgazdálkodási rendszert.

Sok technikák segítenek abban, hogy produktívabbak legyenek, és jobban felépítsék a napodat - a legfontosabb, hogy megtaláld a sajátodat. Az egyik leggyakoribb a "paradicsom technika" (alkotója időzítőt használt paradicsom formájában). Egyszerű logikán alapul: időre van szükségünk ahhoz, hogy részt vegyünk a munkában, és hatékonyan végre kell hajtanunk, és időt kell pihenni. A "paradicsom technika" azt jelenti, hogy a munkát blokkokra osztja - "paradicsom".

25 percre kell beállítanod egy időzítőt (ez egy „paradicsom”), amely alatt csak munkát végezsz, anélkül, hogy semmit sem zavarna. Az időzítő csengése után tegyen egy öt perces szünetet, majd indítson el egy új blokkot. Három vagy négy 25 perces blokk után tartson hosszabb szünetet és pihenjen 15-30 percig.

Nem kell szigorúan betartani ezeket a számokat: az időintervallumok bármilyenek lehetnek, a fő dolog nem túl rövid - különben nem lesz ideje, hogy egy bizonyos mennyiségű munkát tegyen, anélkül, hogy zavarodna. Ez a technika nagyon hatékony: egy olyan blokkidőszakban, amelyben nem csinál semmit, mint a munka, sokkal többet tudsz elkapni. Ezenkívül a "paradicsomban" meg tudja mérni, hogy mennyi időt töltött egy adott feladatra - és jobb időt tervezni.

Gondolj arra, amit megtagadhatsz

Fontos, hogy megfelelően és szigorúan értékelje munkájának összegét, majd gyorsabb lesz. Mark McCartney edző azt tanácsolja a hideg vérben, hogy eldobja az összes felesleges dolgot: értékelje, hogy mely feladatok a legfontosabbak és fontosak, és melyeket biztonságosan el lehet hagyni (jól, vagy próbálja átadni). McCartney szerint nagyon gyakran egyetértünk abban, hogy valamit csinálunk a gépen, és nem gondolkodunk arra, hogy miért fontos ez a feladat, és hogy valóban olyan fontos.

A kritikus megközelítés megkönnyíti és megkönnyíti az életedet. A gyakorlatban ez az ajánlás elsősorban az e-mailekre vonatkozik - gondoljon arra, hogyan lehet optimalizálni a folyamatot (például sablonokat vagy automatikus válaszokat az olyan e-mailekre, amelyek nem igényelnek átgondolt választ), és hogy minden üzenet érdemes-e válaszolni.

Vegyünk szüneteket

Már tudod ezt: egy fáradt ember egyszerűen nem tud hatékonyan működni. Gyakran azért, hogy többet tegyünk, hosszabb és szünetmentesebb munkára törekszünk, bár érdemes pontosan ellenkezőjét tenni. Bárki, aki elhagyta a tanuló szokását, hogy naponta néhány órát aludjon, a tapasztalatokból azt tapasztalja, hogy ha elegendő alvás érkezik, és jó esténként pihenhet az esti órákban, akkor sokkal produktívabb lesz, és sokkal többet fog tudni tenni, mint ha félig alszik. Ismételje meg a lehető legtöbbet. Ugyanakkor (és ezt is tudod) a szünetnek magas színvonalúnak kell lennie: nem szabad ragaszkodnia az okostelefonhoz vagy elkezdeni a Facebookon való átkapcsolást - jobb, ha egy ideig távolodik a számítógépről, és elvonja az információáramlást.

Légy őszinte magaddal

Talán a legfontosabb tanács: csak azt tudod megérteni, hogy mi akadályozza a termelékenységet. Gyakran kevesebb idő áll rendelkezésre a megalapozott szokások miatt - és itt őszintén el kell ismernünk, hogy érdemes megváltoztatni. Mikor jön a munkába, húsz percet töltesz be a folyamatba? Szereted ebéd után kávét inni egy kollégával? Folyamatosan váltogat a feladatok között, és nem tud egyetlen dolgra koncentrálni? Ragaszkodj a hírnökökhöz? Tudod mit kell tenned.