Hogyan lehet hatékonyan megszervezni a munkaterületet

Alexandra Savina

A legtöbb munkánk során töltött nap, akár irodában, akár otthoni irodában. Ugyanakkor gyakran feláldozzuk saját kényelmünket, és ritkán gondolkodunk arról, hogy a körülöttünk lévő tér hogyan befolyásol minket. Ha úgy tűnik Önnek, hogy nincs ideje, és ha egy halom halomban van, akkor lehetséges, hogy az anyag egy összeszerelt papírkötegben van az asztalon, ahol lehetetlen megtalálni semmit. Megosztjuk a tippeket, amelyek segítenek jobban megszervezni munkahelyét, hogy hatékonyabban dolgozzanak.

Megszabadulni a feleslegtől

Mielőtt elkezdené átszervezni a munkahelyet, ki kell dobnia az összes feleslegeset. Még akkor is, ha egy tisztítatlan asztalnál produktívabban dolgozol, megszabadulhatsz attól, ami nem hoz jót, nem fog fájni. Ez mindenre vonatkozik: a munkadokumentumokra és az írószerekre, és minden más dologra - próbálja meg a szükséges minimumot elvégezni. A hideg vérben dobja ki, ami nem segít a munkában: néhány emlékezetes dolog és egy kedvenc kép a keretben nem zavarja, de ha sokkal nagyobbak, akkor komoly részét vehetik a munkafelületnek.

Tavaszi tisztítás néhány hónaponként, és rendszeresen tisztítsa meg. Válassza ki a legmegfelelőbb menetrendet (például 15 percet minden munkanap végén, vagy pénteken egy órát), és ragaszkodjon hozzá - könnyebb lesz a rend fenntartása, és a dokumentumok és papírok nem gyűlnek össze az asztalon. És hogy megszabaduljunk a feleslegesektől, könnyebb volt, mindig tartsa szeméttárolót az asztal mellett. Ezen túlmenően, a nap végén hasznos az asztalt antibakteriális ruhával törölni.

Foglalkozzon papírokkal és dokumentumokkal

Légy őszinte: papír - az asztali szemét fő forrása. És bár egyre kevésbé dolgozunk velük, nincs olyan sok olyan vállalat, amely teljesen átállt volna az elektronikus dokumentumkezelésre, mint amilyennek lehetett volna. Az áramlás megkönnyítése érdekében az asztalon két tálca vagy két mappa is lehet - attól függően, hogy hány dokumentumot szeretne kezelni. Az elsőben mindent meg kell adni: aláírásra, megnyitatlan betűre és hasonlókra. A másodikban el kell küldenie azokat a dokumentumokat, amelyeket megnézett, és amelyeket később kell kezelni - így semmi sem marad figyelmen kívül.

Azoknál a papíroknál, amelyekkel nem kell foglalkoznia, de amelyekkel még mindig magával kell szállnia, jobb, ha van egy bizonyos tárolórendszer. Nem kell ismerős mappáknak lennie: ha nincs rengeteg hely az asztalon, akkor próbálja meg lógni a speciális tálcákat (például az újságok tárolására) a falon. Egy unalmas corkboard helyett kis jegyzeteket, jegyzeteket és emlékeztetőket lehet lógni egy speciális rácsra. Különösen fontos dokumentumok szkennelhetők és tárolhatók a számítógép másolatán.

Tekintsük a parancsikonok és az alom rendszerét - talán elég lesz ahhoz, hogy egyszerűen csak aláírja a mappákat, vagy talán hasznos lesz, ha színnel jelöli őket, hogy minél hamarabb találja meg, amire szüksége van. Papírok összecsukása esetén kérdezd meg magadtól, hogy valóban szükség van rájuk, és hogy kapcsolatba lép-e velük a jövőben - a legtöbb, amit „csak abban az esetben” tárolunk, amit soha nem használunk. Ne próbálja meg elindítani a "Más" vagy a "Egyéb" mappát - a legvalószínűbb, hogy idővel elfelejtjük, hogy pontosan mi van ott.

Próbáld meg bevezetni a "Papír - cselekvés" elvet. Ne hagyja, hogy a dokumentumok és a jegyzetek csak az asztalon feküdjenek, úgy tekintsenek, mint egy olyan műveletet, amelyet végre kell hajtani: például az a névjegykártya, amelyen a telefonszámot írták, alkalmat ad arra, hogy új kapcsolatot hozzon létre az okostelefonon, vagy jegyezze fel a naplóban, hogy valakinek szüksége van valakire hívni

Használjon dobozokat és egyéb tárolóeszközöket.

Miután foglalkozott a papírokkal, vegye figyelembe az asztalon lévő egyéb elemeket. Bármilyen szeretettel választja az írószereket, jobb, ha nem tartjuk őket mindig az asztalon, és szükség szerint kapjuk meg őket - így több hely marad és kevesebb a por. A kis dolgok esetében például tojástörmeléket használhat. Egy külön dobozban vagy tartályban érdemes elhelyezni azt, amit nem használsz nagyon gyakran: például egy stroke, egy számológép vagy egy ragasztószalag.

A dobozok, mappák és tárolóedények olcsóak (ugyanabban az IKEA-ban találhatók), de segítenek a munkaterület hatékonyabb használatában - mind az irodában, mind otthon. Válasszon tartósakat, amelyek hosszú ideig tartanak - és ne felejtsük el elgondolni a címkék és az alom rendszerét, mint a papírok esetében.

Tartsa a vezetékeket rendben

Annak érdekében, hogy az asztali számítógép tisztább legyen, el kell rejtenie a vezetékeket és a hosszabbító kábeleket: vásárolhat egy speciális tartályt, vagy megpróbálhatja magát - egy cipődobozból. Ha nincs sok hely, és nincs helye a vezetékek elrejtésére, akkor legalább óvatosan össze kell kötnie őket, hogy ne zavarják és ne zavarják őket.

Fájlok rendezése számítógépen

A munkaterület szervezésének másik fontos pontja a számítógépen található fájlok rendezése. Ha még nem tette meg, tegyen egy vagy két órát, hogy új módon szervezze meg a dokumentumokat: félelmetes, hogy vegye fel, de akkor megköszönjük magadnak. Csakúgy, mint a közönséges papírok esetében, a rendszerezés és az Önnek megfelelő címkék nagy segítséget jelentenek. Ha gyakran ugyanazon dokumentum különböző verzióival kell dolgoznia, érdemes megvizsgálni egy elnevezési rendszert, amely érthető lesz a feladattal foglalkozó valamennyi alkalmazott számára. Ezen túlmenően, minden új verzió neve, hozzáadhatja a dátumot és, ha szükséges, időt is -, hogy az utolsó változtatások elvégzése után olyan könnyű lesz megérteni, és összehasonlítani a verziókat.

Azok a mappák, amelyekre jelenleg nincs szüksége, de hasznosak lesznek a jövőben, archiválhatók - így könnyebb lesz navigálni. A legértékesebb dokumentumok másolatát a felhőszolgáltatásban kell tárolni - minden esetben.

Rendeljen extra tárhelyet.

Ezt a tanácsot elsősorban azoknak ajánljuk, akik otthonról dolgoznak, és nemcsak a dokumentumok, hanem a terjedelmesebb anyagok is: ha a hétvégén az asztalon papírokat hagysz az irodában, akkor nem olyan ijesztő, aztán otthon akarod, hogy a tér legyen a lehető legtisztább. Nem mindenkinek van külön irodája vagy nagy munkaterülete, de ebben az esetben van egy kiút. Függesztett polcokat adhat az asztal fölé, vagy további tárolókat rendezhet alatta.

A munkahelyet zónákra osztja

Ez egy olyan hasznos módszer, amely hatékonyabban segít megbirkózni a különböző feladatokkal: vegyen részt egy helyszínen a számítógépen való munkavégzéshez, és egy külön területet azokhoz a feladatokhoz, amelyek nélkül lehet megoldani - nyomtatott dokumentumok, vagy például egy kézibeszélőt tartalmazó ötletgyűjtés. Még akkor is, ha van egy kis asztalod, még mindig zóna lehet a térben: elég, például ahhoz, hogy átmegy a másik oldalra, vagy üljön egy közös kanapéra.

Ha otthonról dolgozik, nagyon fontos, hogy külön helyet biztosítson a munkához (még akkor is, ha egy konyhai asztal vagy egy kis összecsukható asztal része). Ez elsősorban a munka és a személyes élet elválasztásához szükséges (otthoni munkavégzés nehéz lehet az egyik módról a másikra váltani), de gyakorlati szempontból hasznos lehet. Például hasznos egy olyan külön munka számítógép, amelyhez a gyerekek nem fognak megközelíteni, és amelyek nem törnek a legmegfelelőbb pillanatban.

Tartsa a dolgokat kéznél

Úgy gondoljuk, hogy ezt az elvet mindenképpen alkalmazza, de hasznos lesz újra megmondani. Ha otthoni irodát állít be, megszervezi a helyet, és meghatározza, hogy hol vagy mi ez a dolog, akkor kezdje el elsősorban a munkafolyamat strukturálását. A legszükségesebb dolgokat mindig kéznél kell tartani, ellenkező esetben az objektumok használatával - például a papírt a nyomtató közelében tartásával - és a matricákkal kell vezérelni - azon a területen, ahol általában dokumentumokkal dolgozik, vagy a szükséges könyveket elolvassa.

Vigyázz a dolgokra, amelyek jobban érzik magukat.

A munkaterületre gondolva ne felejtsük el a kényelmet - a kis dolgokban is. Nagyon fontos, hogy válasszon egy kényelmes széket, hogy ne legyen fájdalom a hátban és a nyakban, gondoskodjon a megfelelő világításról (ha az irodában sötét, íróasztal lámpa vásárol) és más dolgok, amelyek jobban képesek az irodát működtetni - például egy párna a csukló alatt, amely segít megelőzni az alagút szindróma vagy lábtámasz megjelenését, ami megkönnyíti a hát és a nyak terhelését.

Ne enni az asztalán

Bár ez a tanács nem a térszervezéshez kapcsolódik, hanem a munkafolyamat megszervezéséhez, és nyilvánvalónak tűnik, még mindig gyakran elhanyagolják őket - de hiába. Amikor az asztalnál eszik, többet akarsz eszméletlenül enni (amikor elfoglalt vagyunk, nem figyelünk arra, hogy mennyit eszünk, még ha nem is éhesek vagyunk, és gyakran nem a leghasznosabb ételeket választjuk). Ezen túlmenően az ebédszünet (bár kicsi) segít az üzletektől való elterelésben és az új erőkkel való visszatérésben.

Ha az asztali snackelés nem kerülhető el, válasszon olyan ételeket, amelyek nem morzsolódnak, nem szivárognak vagy nem foltolnak (a morzsákat rázza a billentyűzetről, vagy leveszi a levest egy működő laptopra), próbáljon óvatosnak lenni, és ne zavarjon másokat (az élelmiszer erős szaga) kellemetlen legyen a kollégák számára), tisztítsd meg magad után, és győződjön meg róla, hogy vacsorázás után törölje le az asztalt.

kép: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store